Es braucht lediglich Stift, Papier und ein paar Minuten Zeit. Das Ganze lässt sich bereits in wenigen Schritten verstehen und erlernen:
- Schreib deine Aufgaben für den nächsten Tag auf. Was kommt am nächsten Tag auf dich zu, welche Projekte stehen an und welche Aufgaben müssen erledigt werden? Nimm ein leeres Blatt Papier und schreib die wichtigsten Aufgaben und Herausforderungen des kommenden Tages auf.
- Ordne Sie diese Aufgaben nach ihrer Priorität. Schau genau an und ordne jedem ToDo eine Zahl zu – entsprechender der Priorität der Aufgabe. Bringe die Aufgaben dann in die entsprechende Reihenfolge, sodass die wichtigste Aufgabe mit der Nummer 1 an oberster Stelle steht.
- Erledige die erste Aufgabe der Liste. Der Arbeitstag beginnt – wie zu erwarten – mit der Aufgabe, die die größte Priorität hat. Und zwar ohne Ablenkungen, kein nebenbei E-Mails checken und auch kein Ich erledige schon mal was anderes. Konzentriere dich voll und ganz auf die wichtigste Aufgabe, bis diese wirklich abgeschlossen ist.
- Prüfe die Prioritäten erneut. Bevor Du dich an die zweite Aufgabe machst, nimm noch einmal die Liste zur Hand und überprüfe, ob die Prioritäten weiterhin stimmen. Vielleicht ist etwas neues dazu gekommen, das dringend erledigt werden muss oder eine Aufgabe ist doch nicht mehr so wichtig.
- Kontrolliere die Prioritäten noch einmal auf ihre Richtigkeit und passe die Ordnung falls nötig an. Mach dich an die nächste Aufgabe. Die Prioritäten stimmen noch oder wurden in die richtige Reihenfolge gebracht? Dann geht es nun an die zweite Aufgabe.
- Nach dieser Methode arbeitest Du dich durch den gesamten Tag, bis der Feierabend ansteht: Eine Aufgabe erledigen, Prioritäten prüfen, weiter machen.
- Erstelle am Abend eine neue Liste. Neigt sich der Arbeitstag dem Ende, schließe die aktuelle Aufgabe ab und bereite den gleichen Ablauf für den nächsten Tag vor. Heißt: Erstelle eine weitere Liste mit den wichtigsten Aufgaben – darunter auch die, die von der heutigen Liste übrig sind und immer noch relevant sind.
Damit bekommt jedes Projekt die volle Aufmerksamkeit, die notwendig ist, um beste Leistungen zu erbringen und wirklich voran zu kommen. Mit diesem Fokus lassen sich Probleme frühzeitig erkennen und lösen, anstatt Stunden daran herumzudoktern.